Desk Hub
Office Works
Quick tabs to jump between email replies, daily to-dos, and OKRs.
Chapters
Book viewசங்கல்பம் Affirmation
என் நேரமும் கவனமும் என் முழுக் கட்டுப்பாட்டில் உள்ளன. நான் வேலைகளைச் சேர விடுவதில்லை; உடனடியாக முடிவெடுக்கிறேன். நான் என் இன்பாக்ஸைப் பார்க்கும் போது: 'இது என்ன?' மற்றும் 'நான் என்ன செய்ய வேண்டும்?' என்று கேட்கிறேன்.
2 நிமிடங்களுக்குக் குறைவாக இருந்தால், அதை இப்போதே செய்கிறேன். பின்னர் செய்ய வேண்டியவை என்றால், அதை செயல், வாசிப்பு அல்லது காத்திருப்பு என ஒழுங்குபடுத்துகிறேன்.
என் இன்பாக்ஸ் ஒரு சேமிப்பு கிடங்கு அல்ல; அது ஒரு முடிவெடுக்கும் இடம். நான் தெளிவுடன் செயல்படுகிறேன், நோக்கத்துடன் ஒழுங்கமைக்கிறேன்.
முக்கிய ஒழுக்கங்கள் (The Key Disciplines)
தமிழிலும் ஆங்கிலத்திலும் — செயல்முறை தெளிவுக்கும் ஒழுங்குக்கும்.
தமிழ் (Tamil)
- சிந்தித்தல் (வெளிச்சம் கொடுக்கும் அறிவு): மேலோட்டமாகப் பார்ப்பதை விட, "இது என்ன? இதற்கு நான் என்ன செய்ய வேண்டும்?" என்று கேட்டு தெளிவுபடுத்தவும்.
- ஒழுங்குபடுத்தல் (வகைப்படுத்தல்): மின்னஞ்சல் பற்றிச் சிந்தித்த உடனே, Action / Reading / Waiting கோப்புறைகளில் ஒன்று சேர்க்கவும். Inbox-ல் விட வேண்டாம்.
- செயலாக்க விதிகள்:
2 நிமிட விதி: 2 நிமிடத்திற்குள் முடிந்தால், உடனே செய்யவும்; வரிசைப்படுத்த வேண்டாம்.
Sort விதி: 2 நிமிடத்தை மீறினால், Action கோப்புறைக்கு நகர்த்தவும்.
English
- Thinking (Clarification): Don’t just scan; ask “What is this? What do I need to do?” and decide.
- Organizing (Sorting): As soon as you’ve thought about it, file into Action / Reading / Waiting. Don’t leave it in the Inbox.
- Execution Strategies:
2-Minute Rule: If it takes under 2 minutes, do it now. Don’t sort it.
Sort Rule: If it takes over 2 minutes, move to the Action folder to handle later.
The 5 Essential Email Categories
Tamil first, then English — keep the inbox flowing.
தமிழ் (Tamil)
- செயல் (Action): குறிப்பிட்ட பணியைச் செய்ய / பதில் அளிக்க / நிறைவேற்ற வேண்டும். விதி: 2 நிமிடத்தைக் கடந்தால், இங்கே போடவும்.
- வாசிப்பு (Reading): உடனடி செயல் / பதில் தேவையில்லாத அறிவு அல்லது தகவல்.
- காத்திருப்பு (Waiting): பிறர் பதிலுக்கோ தகவலுக்கோ காத்திருக்கிறவை; நீங்கள் ஒப்படைத்தவை.
- ஆவணம் (Archive): எதிர்காலத்திற்கு சேமிக்கவேண்டியவை; செயல் தேவையில்லை.
- குப்பை (Trash): தேவையற்றவை, ஸ்பேம், ரத்து செய்யவேண்டிய_subscription.
English
- Action: Requires a task/response/completion. Rule: Anything that takes more than 2 minutes goes here.
- Reading: Information to consume; no immediate action or reply.
- Waiting: Items delegated or awaiting a response/information before you can proceed.
- Archive: Keep-for-reference or compliance; no action now, just store.
- Trash: Not needed, spam, or subscriptions to cancel — delete immediately.
Discipline 1 & 2
Top-To-Bottom + Two Minute Rule — Tamil first, English below.
தமிழ் (Tamil)
"Email Ninja" தத்துவம்
- ஒரே பழக்கத்தை மீண்டும் மீண்டும் கடைப்பிடிப்பதால் கைநழுவாத கட்டுப்பாடு உருவாகும்.
- நான்கு ஒழுக்கங்கள்: இரண்டு Inbox-ஐ zero-க்கு கொண்டு செல்வதற்கும், இரண்டு அதை அங்கே வைத்திருக்கவும்.
- முன் தேவை: Action / Waiting / Read-Review கோப்புறைகள் + Manager Mindset (“இது என்ன? நான் என்ன செய்ய வேண்டும்?”).
Discipline 1: Top-To-Bottom Rule
- ஸ்க்ரீனின் மேலிருந்து கீழ்வரை வரிசையாக செயல்படுத்து; எதையும் தவிர்க்க வேண்டாம்.
- அவோய்டன்ஸ்-ஐ நிறுத்து: எளிதான / வேடிக்கையான மெயில்களை மட்டும் தேர்வு செய்வதை தவிர்க்கவும்.
- ஸ்கேனிங் அவசரங்களுக்குப் பரவாயில்லை; செயலாக்கம் முறையாக இருக்க வேண்டும்.
- நீங்கள் எந்த வரிசையையும் (Newest/Oldest/Subject) தேர்வு செய்யலாம்; தொடங்கியபின் ஒன்றையும் தவிர்க்காதீர்கள்.
Discipline 2: 2 நிமிட விதி
- 2 நிமிடத்திற்கு குறைந்தால்: உடனே செய்து விடவும் (reply / file / delete).
- 2 நிமிடத்தை மீறினால்: Action கோப்புறைக்கு நகர்த்தவும்.
- “Shiny object” ரியாக்ஷனில் சிக்காமல், ஆழமான பணிக்கான நேரத்தைப் பாதுகாக்கிறது.
செயலாக்கம் (Execution Strategy)
- Inbox < 200: 1–2 மணி நேரம் ஒதுக்கி Top-To-Bottom + 2 நிமிட விதியைப் பின்பற்றி உடனே zero-க்கு கொண்டு வாருங்கள்.
- Inbox > 200: உடனே தொடங்க வேண்டாம்; முதலில் batch archive (அடுத்த பாடத்தில்) செய்யவும், பின்னர் Top-To-Bottom.
முக்கிய கருத்து:
ஒரு மெயிலை முழுமையாக தெளிவுபடுத்திவிட்டால் அது முடிந்தது. Flag / unread வைத்து விட்டால், சுமை தொடர்கிறது.
English
The "Email Ninja" Philosophy
- Mastery comes from repetition and disciplined habits.
- Four disciplines: two to get to zero, two to keep it there.
- Prereqs: Action/Waiting/Read-Review folders + Manager Mindset (“What is this? What do I need to do?”).
Discipline 1: Top-To-Bottom Rule
- Process in order from top to bottom; no skipping.
- Avoid avoidance: stop cherry-picking easy/fun emails.
- Scanning is fine for emergencies; processing must be systematic.
- Any sort order is fine; once you start, don’t skip.
Discipline 2: Two Minute Rule
- < 2 minutes: Do it now (reply, file, delete).
- > 2 minutes: Move to Action folder.
- Prevents shiny-object reactions; protects deep-work time.
Execution Strategy
- Inbox < 200: Block 1–2 hours; run Top-To-Bottom + Two Minute to zero now.
- Inbox > 200: Pause; batch-archive first (next lesson) before Top-To-Bottom.
Key takeaway:
If you fully clarify an email now, it’s done. Flagging/marking unread keeps the burden.
BCC → Waiting Folder Rule (Outlook 365)
Set a rule so anything you BCC to yourself skips the Inbox and lands in Waiting.
- File → Rules and Alerts → New Rule.
- Select “Apply rule on messages I receive” → Next.
- Check “from people or public group”; edit link and add your own email (e.g., you@yourdomain.com) → OK → Next.
- Check “move it to the specified folder”; click specified → choose your Waiting folder → OK. (Optional: also check “mark as read.”) → Next.
- Check exception “except if my name is in the To or Cc box” → Next.
- Name it “Waiting Folder” (or similar); ensure “Turn on this rule” is checked → Finish → Apply.
Result: any email you BCC to yourself bypasses the Inbox and goes straight to Waiting.
Review cadence
Process the Waiting folder twice a week: Tuesday and Thursday.
Block time in Outlook as a recurring slot so it actually happens. Be disciplined with the schedule.
PILING Principle (Killer Email Archiving)
email-களை நிறைய folders-ல பிரிச்சு சேமிக்காம, மிகக் குறைந்த folders-ல சேர்த்து வைப்பது. அதிக folders இருந்தால் ஒவ்வொரு mail வந்தாலும் “எந்த folder-ல போடலாம்?”ன்னு யோசிக்க வேண்டி வரும்; இதுதான் decision fatigue. PILING முறையில் அந்த குழப்பம் கிடையாது — mail படிச்சு action முடிச்சதும் உடனே archive பண்ணிடலாம். இதனால் inbox எப்போதும் clean-ஆ இருக்கும், email manage பண்ணுவது easy-ஆ மாறும்.
ஆனா PILINGன்னு சொன்னாலே ஒரே folder மட்டும் இல்ல; Maximum 5 folders இருக்கணும். உதாரணமா: Archive (பெரும்பாலான mails), Projects (long-running projects), Leadership & Decisions (approvals, decisions), Vendors & External (outside communication), Learning (training, certifications).
இந்த few folder structure இருந்தாலே போதும். மீதி எல்லாத்துக்கும் Outlook search உதவும் — sender, keyword, date, attachment வைத்து mail-ஐ சீக்கிரமா கண்டுபிடிக்கலாம்.
இதுதான் PILING-னுடைய உண்மையான பலம்.
Search Option
Search Option என்பது PILING முறையின் உயிர் மாதிரி. ஏனென்றால் folders குறைவா இருந்தா, பழைய email-களை கண்டுபிடிக்க நம்ம search-ஐ நம்பித்தான் ஆகணும்.
Outlook-ல மேலே இருக்கும் search bar-ஐ use பண்ணி, தேவையான mail-ஐ சீக்கிரமா கண்டுபிடிக்கலாம். Search bar-க்கு பக்கத்துல இருக்கும் மூன்று கோடுகள் (≡) click பண்ணினா, search-ஐ refine பண்ண பல options வரும். இதை சரியா use பண்ண தெரிஞ்சா, பெரிய folder structure தேவையே இருக்காது.
Search options-ல முக்கியமானது From (யார் mail அனுப்பினாங்க), Keyword (subject அல்லது mail body-ல இருக்கும் வார்த்தைகள்), Date (எந்த மாதம் / காலகட்டம்), Read / Unread status, Has Attachment. முதல்ல ஒரு option-ஐ மட்டும் select பண்ணி search பண்ணணும்; results அதிகமா வந்தா அடுத்த option-ஐ add பண்ணலாம். 50–200 mails வர்ற மாதிரி search narrow பண்ணினா அது ஒரு perfect folder-க்கு சமம். இப்படி search practice பண்ணப் பண்ண, email retrieve பண்ணுவது fast-ஆவும், confident-ஆவும் மாறும் — இதுதான் PILING system முழுசா work ஆகுற காரணம்.
Additional Tips
You can also create outlook Customise search Folder such as below are the
- Due Next 7 Days
- Due Today
- Due Tomorrow
- Follow up
- Over Due
- Red flag
உறுதிமொழி தினசரி பணிப் பட்டியல் உறுதிமொழி (Daily To-Do List Affirmation)
என் நேரமும் கவனமும் என் முழுக் கட்டுப்பாட்டில் உள்ளன. நான் வேலைகளைச் சேர விடுவதில்லை; உடனடியாக முடிவெடுக்கிறேன்.
தினமும் இரவில் உறங்கும் முன், அடுத்த நாளுக்கான வேலைகளைத் திட்டமிட்டு, அவற்றை என் பணிப் பட்டியலில் எழுதி வைக்கிறேன்.
தினமும் காலையில் தியானத்திற்குப் பிறகு, என் பணிப் பட்டியலைப் பார்க்கும்போது: 'இது என்ன?' மற்றும் 'நான் என்ன செய்ய வேண்டும்?' என்று தெளிவாகக் கேட்கிறேன்.
Objective 1: Deliver a reliable onboarding experience
- KR1: Reduce setup time from 25 mins to 10 mins.
- KR2: Cut activation drop-off on step 2 from 35% to 15%.
- KR3: Ship health dashboard by end of week 7.
Objective 2: Strengthen customer trust
- KR1: NPS improvement from 41 → 50.
- KR2: Weekly status sent to top 10 accounts with actions.
- KR3: Critical incidents per month < 1 (rolling 90 days).
Objective 3: Operate efficiently
- KR1: Cut cycle time from idea to release to < 10 days.
- KR2: Improve forecast accuracy within ±5% for Q3.
- KR3: Team engagement score above 8.5/10.
Prep Checklist
- Goal: decide, brainstorm, or update?
- Inputs: docs/metrics shared 24h ahead.
- Roles: owner, timekeeper, note-taker set.
Agenda
- Context (2m)
- Options & tradeoffs (8m)
- Decision & owners (5m)
- Next steps & deadlines (5m)
Notes
Decisions, owners, due dates:
- Decision: __________
- Owner: __________
- Due: __________
Milestones
- Kickoff: __________
- MVP complete: __________
- Launch: __________
Risks & Mitigations
- Risk: __________
- Impact: Low / Med / High
- Mitigation: __________
Owners
- PM: __________
- Design: __________
- Eng Lead: __________
One-on-One Focus
- Wins since last sync
- Blocks or frustrations
- Growth goal check-in
- Support needed from me
Coaching Notes
Key themes to reinforce:
- Clarity over speed when stakes are high.
- Bias to ship small; celebrate learning.
- Ask “who else needs to know?” before closing.
Team Health Pulse
- Morale: 😊 / 😐 / 😟
- Workload: Light / Balanced / Heavy
- Risks: __________
- Actions: __________
Focus Topics
- Skill 1: __________
- Skill 2: __________
- Skill 3: __________
Reading Queue
- Article / Book: __________
- Article / Book: __________
- Article / Book: __________
Practice & Notes
Key takeaways and drills:
- Insight: __________
- Action to practice: __________
- Measure of progress: __________